NETCLOUD24 · Servicio TI y seguridad
Antes de implementar otra aplicación, verifique el flujo de trabajo. Le ayudamos a encontrar actividades repetitivas, retrasos y lugares que requieren organización de datos, para luego elegir un plan de automatización realista.
UN ALCANCE A LA MEDIDA DE SUS NECESIDADES
Hablamos con personas que realizan tareas y toman decisiones. Recopilamos ejemplos de documentos, insumos y excepciones. También son importantes las actividades realizadas fuera del sistema principal, como hojas y mensajes. The description shows the actual process, rather than being limited to a formal procedure that may not correspond to everyday work.
La latencia, el número de revisiones y la repetición de datos ayudan a seleccionar las áreas de mayor importancia. Comparamos la magnitud del problema con el esfuerzo necesario para cambiarlo. No todos los pasos manuales son un error; algunos son para un control importante. Therefore, we separate unnecessary activities from decisions that should be left to humans.
La solución puede ser un procedimiento más sencillo, una forma estructurada, una integración o un robot RPA. Cuando los datos no están estructurados, se pueden considerar herramientas para apoyar su lectura y clasificación. Cada propuesta tiene en cuenta los sistemas disponibles, la calidad de la información y el manejo de excepciones necesario. La tecnología está destinada a lograr un objetivo acordado, no a reemplazar el análisis de problemas.
Traducimos los resultados de la auditoría en una lista de iniciativas con dependencias y prioridades. Indicamos actividades que se pueden iniciar antes y aquellas que requieren preparación de datos o cambios en el sistema. Cada etapa debe tener un dueño y un criterio de aceptación. Thanks to this, the transformation becomes a series of understandable tasks that can be planned along with the ongoing work of the company.
Podemos preparar el alcance de la primera implementación y cómo medir el efecto. La comparación antes y después del cambio debe tener en cuenta no sólo el tiempo, sino también la calidad y las excepciones. Después del piloto, actualizamos el plan para futuras acciones. La empresa recibe una base para la decisión de ampliar el proyecto, en lugar de basarlo únicamente en la posibilidad declarada de automatización.
DE LA NECESIDAD A LA SOLUCIÓN
El departamento de procesamiento de pedidos puede perder tiempo comprobando datos en varias aplicaciones. En la auditoría de ejemplo, hacemos un seguimiento de un caso desde la aceptación hasta la implementación. Measuring time and exceptions allows you to determine whether integration, a change in responsibility, or a tidying up of the form is needed first.
COOPERACIÓN TRANSPARENTE
Recopilamos requisitos, dependencias y limitaciones. Determinamos el objetivo y los datos necesarios para preparar el alcance del trabajo.
Preparamos una solución según el plan acordado. Las pruebas confirman que los escenarios que necesitan los usuarios funcionan.
Documentamos los hallazgos y resultados del trabajo. Podemos planificar una mayor administración, apoyo y desarrollo del medio ambiente.
Vale la pena evaluar el alcance del “Mapa de procesos y excepciones” y el área de “Análisis de tiempo y errores” junto con sus sistemas actuales. Una lista común de dependencias ayuda a indicar los accesos necesarios, las personas de contacto y las actividades que requieren preparación previa.
Antes de comenzar a trabajar, determinaremos el propósito del proyecto y las dependencias más importantes. Será útil una descripción de las herramientas actuales y ejemplos de problemas. Gracias a esto podremos seleccionar mejor el alcance del trabajo.
RESPUESTAS ANTES DE EMPEZAR A TRABAJAR
Examples and available procedures are useful, but we can prepare the description together during conversations with participants and analysis of work.
No. Algunas de las mejoras son el resultado de cambiar las reglas, un mejor uso de las herramientas actuales u organizar responsabilidades.
El alcance acordado puede incluir un mapa de procesos, una lista de problemas, recomendaciones y un plan de hitos. Determinamos por separado cómo estimar los costos y efectos.
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