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Organice dispositivos, costos y flujo de impresión. Ayudamos a preparar un modelo de servicio de impresión adaptado al equipo, la cantidad de documentos y el nivel de control de acceso requerido.
UN ALCANCE A LA MEDIDA DE SUS NECESIDADES
Recopilamos información sobre dispositivos, medidores, ubicaciones y tipos de documentos. Comprobamos dónde hay colas, averías frecuentes o exceso de equipos sin utilizar. El coste del tóner por sí solo no cuenta toda la historia. En la evaluación, tenemos en cuenta la asistencia al usuario, los materiales, el servicio y las tareas que requieren escanear y transferir documentos a otros sistemas.
La selección de la flota depende de la carga de trabajo mensual, el formato de los documentos y los requisitos del departamento. Comparamos dispositivos locales y compartidos, así como condiciones de servicio. En el modelo MPS, debes describir claramente lo que se incluye en el acuerdo. Acordamos materiales, piezas, tiempos de respuesta y tarifas adicionales para que las ofertas puedan evaluarse de forma común.
Una impresora compartida puede almacenar un documento hasta que lo reciba una persona autorizada. La elección de dicha solución depende de los dispositivos y del sistema de gestión. Establecemos autenticación, permisos y reglas para almacenar tareas. Esto ayuda a reducir situaciones en las que se dejan notas confidenciales desatendidas en un lugar público.
La lectura remota del estado puede respaldar la planificación de entregas y la respuesta a fallas. Determinamos qué información se recopila, quién la maneja y cómo informar un problema. La automatización no reemplaza reglas claras de responsabilidad. El modelo de mantenimiento también tiene en cuenta las fallas del dispositivo y cómo brindar a los usuarios una opción de impresión alternativa.
Cuando el entorno cambia, preparamos colas, conductores e instrucciones para el equipo. Probamos la impresión y el escaneo desde las aplicaciones que utilizas. Los informes pueden mostrar la utilización del dispositivo y los cambios en la demanda. La revisión periódica permite ajustar la flota al número de empleados, procesos digitales y volumen real de documentos.
DE LA NECESIDAD A LA SOLUCIÓN
Es posible que una oficina con muchas impresoras pequeñas necesite comparar sus costos con una flota compartida. Un proyecto de ejemplo incluye medición de volumen, colocación de dispositivos y recepción controlada de impresiones confidenciales. Una vez iniciados, los informes ayudan a evaluar si la cantidad seleccionada de dispositivos coincide con el trabajo del equipo.
COOPERACIÓN TRANSPARENTE
Recopilamos requisitos, dependencias y limitaciones. Determinamos el objetivo y los datos necesarios para preparar el alcance del trabajo.
Preparamos una solución según el plan acordado. Las pruebas confirman que los escenarios que necesitan los usuarios funcionan.
Documentamos los hallazgos y resultados del trabajo. Podemos planificar una mayor administración, apoyo y desarrollo del medio ambiente.
Vale la pena evaluar el alcance "Revisión del parque de impresión" y el área "Análisis de costes y volumen" junto con los sistemas actuales. Una lista común de dependencias ayuda a indicar los accesos necesarios, las personas de contacto y las actividades que requieren preparación previa.
Antes de comenzar a trabajar, acordaremos con su equipo las necesidades de los usuarios y las prioridades relacionadas con el trabajo diario de la empresa. Para empezar, necesitarás: una lista de las aplicaciones y dispositivos que utilizas y ejemplos de situaciones que requieren mejora. Con esta información nos será más fácil elaborar un plan que se ajuste a las necesidades de tu equipo.
RESPUESTAS ANTES DE EMPEZAR A TRABAJAR
No siempre. Primero, evaluamos el estado, las capacidades y el costo de operación de sus dispositivos actuales. Algunos pueden permanecer en el modelo objetivo.
El alcance depende del contrato. Necesita comparar materiales, servicios, piezas, límites y costos adicionales, no solo una tarifa única.
Puede incluir escaneo de archivos y configuración de carga. La integración con el flujo de documentos y funciones adicionales se determinan dentro del alcance del proyecto.
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